Profil du workspace et personnes

Vos agents travaillent mieux lorsqu’ils savent où ils se trouvent. Un bref profil de votre workspace, ainsi que qui fait quoi, signifie que vous n’avez pas besoin de l’expliquer à chaque conversation ou chaque invite de workflow.

Tout cela se trouve dans Paramètres → Workspace.

À propos de ce workspace

Le propriétaire du workspace remplit :

À quoi sert ce workspace : une ou deux phrases, comme “Gère le bureau de Lisbonne : transitaire pour les importateurs de l’UE.”
Secteur d’activité
Site web
Fuseau horaire, un nom de la liste comme Europe/Lisbon

Les membres peuvent voir le profil. Seul le propriétaire peut le modifier.

Personnes

Sous Membres, chaque personne peut avoir :

un titre, comme “Responsable des Finances”
des responsabilités : des étiquettes courtes comme finance ou contrats fournisseurs
à qui elle rend compte, un autre membre du workspace
son propre fuseau horaire

Le propriétaire peut éditer n’importe qui et peut faire d’un autre membre un propriétaire. Un workspace garde toujours au moins un propriétaire. Les membres peuvent modifier leur propre titre et fuseau horaire.

Les responsabilités déterminent également qui est invité à approuver. Une étape d’approbation peut nommer responsabilité:finance au lieu d’une personne. Voir Approbations.

Ce que l’on dit à vos agents

À chaque tour de chat et à chaque étape de workflow AI, les agents dans le workspace reçoivent un bref résumé :

à quoi sert le workspace, son secteur d’activité, son site web et son fuseau horaire
pour qui ils travaillent : le nom, le titre et les responsabilités de cette personne
les autres personnes dans le workspace, avec leurs titres, responsabilités, équipes et à qui elles rendent compte

Le résumé est concis. Dans un grand workspace, seules les premières personnes sont listées, et l’agent est informé du nombre de personnes supplémentaires. Un agent ayant l’outil répertoire de workspace peut rechercher n’importe qui par nom, titre, responsabilité ou équipe. Attachez l’outil à une étape d’agent ou à un modèle de chat comme n’importe quel autre outil.

Les adresses e-mail et les numéros de téléphone ne sont jamais inclus, dans le résumé ou dans l’outil de répertoire. Les agents savent qui sont les personnes, mais pas comment les contacter.

Si vous n’avez pas rempli de profil ou de titres, responsabilités ou équipes, rien n’est ajouté et vos agents se comportent comme auparavant.

Atteindre des personnes sur Slack

Lorsque quelqu’un envoie un message à l’assistant sur Slack pour la première fois, et que son e-mail Slack correspond à son e-mail ici, son utilisateur Slack lui est lié automatiquement. Après cela, les notifications qu’il a activées pour Slack (dans Paramètres → Notifications) leur parviennent en tant que message direct de l’assistant, y compris les demandes d’approbation.

Dans les workspaces d’entreprise connectés aux applications de chat, Paramètres → Workspace liste également les Liens Slack et Teams pour les membres du workspace :

Correspond à l’e-mail : lié automatiquement.
Lié par le propriétaire : le propriétaire l’a lié manuellement car les e-mails diffèrent. Copiez l’ID de membre de la personne à partir de son profil Slack et choisissez-la dans la liste.

Un lien fait manuellement est utilisé uniquement pour les notifications. Il ne permet jamais à quiconque d’utiliser l’assistant en tant que ce membre. Seul un e-mail correspondant le permet.

Le propriétaire peut dissocier un utilisateur Slack à tout moment. Si les e-mails correspondent toujours, le lien revient la prochaine fois que cette personne message l’assistant. Pour lier un utilisateur Slack à une autre personne, liez-le manuellement au bon membre.