Approbations

Une étape d’approbation met en pause un workflow jusqu’à ce que les personnes que vous choisissez aient pris une décision. Le workflow continue ensuite sur le chemin qui correspond à la décision. Une étape de décision examine les données et choisit un chemin : par exemple, elle envoie les grandes commandes à une approbation et approuve automatiquement les petites.

Ce que fait une étape d’approbation

1. Elle détermine qui doit approuver, selon la politique que vous avez rédigée.
2. Elle leur envoie un email et liste la demande dans leur boîte de réception Approbations.
3. Elle attend que suffisamment d’entre eux aient décidé, ou jusqu’à ce que le temps soit écoulé.
4. Elle enregistre le résultat, puis le workflow continue sur le chemin correspondant.

Une exécution en pause montre qui a répondu jusqu’à présent, par exemple 1/2 approuvé.

Qui peut approuver

Vous nommez les approbateurs dans la politique de l’étape. Chaque entrée est l’une des suivantes :

Entrée	Signification
user:<id>	Une personne dans votre workspace
role:<name>	Tout le monde dans votre workspace avec ce rôle
team:<slug>	Tout le monde dans cette équipe qui est aussi dans votre workspace
responsibility:<key>	Tout le monde dans votre workspace qui détient cette responsabilité, par exemple responsibility:vendor contracts
agent:<name>	Un agent AI qui examine la demande etVote

Seules les personnes du workspace qui exécute le workflow peuvent approuver. Si quelqu’un quitte le workspace pendant qu’une demande attend, son vote n’est plus accepté.

Une responsabilité est une étiquette courte que le propriétaire du workspace attribue à un membre dans Paramètres → Workspace → Membres (voir Profil du Workspace et personnes). Les lettres majuscules et les espaces supplémentaires ne comptent pas, donc responsibility:Finance trouve quelqu’un listé sous finance. Si personne ne détient la responsabilité lorsque l’étape commence, la demande ne peut être envoyée à personne, donc l’étape rapporte qu’elle n’a pas pu trouver d’approbateur au lieu d’attendre. Un veto (veto) doit nommer des personnes (user:) ou un rôle (role:), pas une responsabilité. Quiconque peut modifier les membres peut ajouter une responsabilité, donc cela ne peut pas être considéré comme une décision de qui peut bloquer une demande de leur propre initiative.

Combien doivent être d’accord

Paramètre	Ce qu’il fait
quorum	Combien d’approbations sont nécessaires. Un nombre, ou tous.
stages	Demander à des groupes les uns après les autres, par exemple un manager d’abord, puis légal.
veto	Des personnes dont le rejet unique arrête la demande immédiatement.
min_humans	Combien des approbations doivent venir de personnes. Un agent peut alors voter, mais ne peut pas décider seul.

L’étape arrête d’attendre dès que le résultat est certain. Elle ne fait pas attendre le dernier vote si suffisamment de personnes ont déjà approuvé, ou si l’approbation n’est plus possible.

Délais, rappels et escalade

Paramètre	Ce qu’il fait
timeout	Combien de temps attendre pour chaque étape, par exemple 2d. La valeur par défaut est sept jours.
on_timeout	Que se passe-t-il lorsque le temps est écoulé : timed_out (la valeur par défaut), rejeté ou approuvé.
remind_after	Envoyer un rappel à toute personne qui n’a pas répondu.
escalation	Après un temps défini, demander également à d’autres personnes.

Les temps sont écrits sous forme de nombre avec s, m, h ou d, par exemple 36h.

Un exemple complet :

{
  "stages": [
    { "approvers": "role:manager" },
    { "approvers": "team:legal", "quorum": "all" }
  ],
  "veto": ["role:general-counsel"],
  "remind_after": "1d",
  "timeout": "3d",
  "escalation": { "after": "2d", "approvers": "role:director" }
}

Répondre

Ouvrez Approbations pour voir ce qui vous attend dans le workspace actuel. Pour chaque demande, vous pouvez :

Choix	Signification
Approuver	Oui, tel quel.
Rejeter	Non. Ajoutez un commentaire pour expliquer pourquoi.
S’abstenir	Vous n’avez pas d’opinion. Cela ne compte pas comme une approbation.
Modifier avant d’approuver	Changez le contenu, puis approuvez. Le workflow continue avec vos changements. Lorsque l’étape déclare quels champs peuvent changer, vous obtenez un formulaire avec seulement ces champs ; sinon, vous modifiez directement le contenu.

Après avoir répondu, vous voyez normalement Votre vote est enregistré. Si la demande se clôturait au même moment, vous pourriez voir Votre vote a été envoyé et est en cours de traitement à la place ; l’exécution prend le vote un instant plus tard, et l’enregistrement de la demande montre le résultat.

L’email renvoie directement à la demande. Si votre workspace utilise l’intégration Slack, vous pouvez également envoyer un message au bot : approve 1a2b3c4d, ou reject 1a2b3c4d trop cher. Le code est dans l’email. Si le bot répond qu’il y a plus d’une demande correspondant au code, répondez depuis Approbations à la place.

Choisir la prochaine étape

Chaque connexion qui quitte une étape d’approbation peut nommer les résultats pour lesquels elle s’exécute : approuvé, approuvé_avec_modifications, rejeté, timed_out ou unresolvable.

Une connexion sans résultat nommé ne s’exécute que lorsque la demande est approuvée. Ainsi, “approuver, puis envoyer” est sûr par défaut. Pour faire quelque chose en cas de rejet, ajoutez une connexion étiquetée rejeté. Les étapes auxquelles aucune connexion n’atteint sont ignorées.

unresolvable signifie que personne n’a pu être interrogé — par exemple, le rôle que vous avez nommé n’a pas de membres. L’étape s’arrête immédiatement plutôt que d’attendre que personne ne soit là.

Étapes de décision

Une étape de décision contient un petit tableau de règles. Chaque règle vérifie les valeurs de l’entrée du workflow ou des étapes précédentes et définit des sorties. La première règle qui correspond gagne.

Montant	Route	Approveurs	Quorum
> 10000	review	team:finance	2
(tout)	auto

Les connexions qui quittent une étape de décision peuvent nommer une route. Une étape d’approbation peut prendre sa politique de la décision, de sorte que le tableau décide à la fois s’il faut demander et à qui demander. Un tableau avec une erreur s’arrête lors de l’exécution avec une erreur claire, dans votre langue. Il ne prend jamais silencieusement le chemin par défaut : une règle qui ne peut pas être lue, une valeur qui ne peut pas être comparée ou un paramètre que le tableau ne prend pas en charge arrêtent tous l’exécution et indiquent quelle règle et quelle colonne. Chaque règle doit également s’évaluer en quelques secondes, donc une règle qui boucle sur une liste très grande arrête également l’exécution.

Approuver des actions à l’intérieur d’une étape d’agent

Certaines actions, comme envoyer un email, peuvent être réglées pour nécessiter une approbation avant de s’exécuter. Lorsqu’un agent souhaite en utiliser une, l’exécution se met en pause et demande l’approbation de cette action unique, avec les détails exacts affichés. Approuver avec des changements exécute l’action avec vos modifications. La rejeter indique à l’agent non, avec votre commentaire.

Enregistrements

Chaque demande d’approbation est conservée dans un enregistrement permanent. L’enregistrement montre qui a été interrogé, qui a répondu et comment, tous les commentaires et changements, et le résultat. Personne ne peut modifier l’enregistrement. Si l’abonnement de votre workspace a expiré, les demandes cessent d’envoyer des emails et les votes ne sont pas acceptés jusqu’à ce qu’il y ait à nouveau un plan actif. Un vote Slack est également refusé tant que le workspace dépasse son budget d’utilisation, et la réponse du bot indique laquelle des deux c’était.